1 an avec mon assistante

20 mars 2023

Si tu me suis au moins depuis quelques mois, tu es peut-être au courant que l’année dernière j’ai embauché ma toute première prestataire : Loëtitia, une amie que je connais depuis la maternelle ! Aujourd’hui, pour célébrer cet anniversaire, j’avais envie de revenir sur cet événement qui a changé beaucoup de choses dans mon business et t’en dire plus sur ce qu’elle fait pour moi et les bénéfices que j’en retirent (pour l’instant je ne vois que des avantages !).

J’ai conscience que si tu me suis par ici, tu es certainement plus intéressé·e par des conseils tournés autour de l’illustration, mais quand on est entrepreneur·e, on n’est jamais à l’abri d’avoir besoin un jour de faire appel à quelqu’un pour nous aider, et quelque soit ton champs d’action, si tu ne te sens pas concerné·e pour le moment, peut-être que tu auras besoin d’une assistante plus tôt que tu ne le penses. Et si tu es juste curieux·se, je te comprends, je suis comme toi ! 😉

1 | Pourquoi j’ai ressenti le besoin de prendre une assistante

Pour suivre pas mal d’entrepreneur·e·s sur la toile (la plupart américain·e·s), il y a un conseil que je voyais revenir fréquemment : “engage une assistante avant même d’en avoir vraiment besoin.” Bon bien sûr, je n’ai pas suivi ce conseil, mais cela m’a au moins permit de prendre conscience peu à peu qu’il n’y avait rien de mal à demander de l’aide quand le besoin s’en fait ressentir.

Pendant très longtemps j’éprouvais une certaine fierté à travailler seule, et c’est vrai que ça m’a permit d’apprendre énormément de choses, mais j’ai fini par comprendre que j’avais des limites et qu’il n’y avait aucun mérite à faire tout soit même si c’était pour se retrouver à ne plus avoir de vie et aucune perspective d’évolution dans son business. La première fois que j’ai vraiment ressenti le besoin de faire appel à une assistante, c’était fin 2021, lorsque j’ai commencé à réfléchir à un nouveau programme : mon membership Ëclairé·e.

Cette idée de membership me trottait dans la tête depuis un moment, mais je savais pertinemment que je ne pourrais pas le gérer sans l’aide de quelqu’un : entre le rythme de publication à suivre et cette nouvelle communauté, je savais d’avance que j’allais être dépassé·e. Ah au fait, si tu n’es pas familièr·e avec le principe d’un membership, Ëclairé·e mon programme est une plateforme sur laquelle je créé du contenu inédit chaque semaine qui tourne autour de l’entreprenariat créatif et qui est disponible uniquement aux personnes qui ont souscrit à un abonnement. Pour faire simple, mon membership Ëclairé·e est un peu le Netflix pour les créatif·ve·s.

Au-delà de cette idée de programme qui me trottait dans la tête depuis un moment, je ressentais également le besoin d’être assistée dans d’autres domaines, notamment durant les lancements de ma formation. Chaque année, au moment du lancement d’Illustration, l’Atelier, je me sentais éreinté·e et surtout dépassé·e, surtout lors des masterclasses où je devais gérer à la fois le stress d’être en direct devant des centaines de personnes (et pas toujours que des fans !) + me concentrer sur mon texte + installer et vérifier mon matériel (caméra, micro, slides) + faire en sorte de répondre à toutes les personnes qui ne trouvaient pas le chemin pour accéder à la masterclasse, etc.

Bref. À un moment j’ai compris que c’était trop et que j’avais des limites.

2 | Les débuts avec mon assistante

J’ai donc décidé de proposer à Loëtitia, (une amie depuis la maternelle) qui venait de se lancer depuis peu en freelance et qui souhaitait créer des programmes autour de la création de site internet. Moi qui déteste demander de l’aide ou un service à qui que ce soit, j’ai du prendre sur moi pour lui proposer de travailler quelques heures à mes côtés pour m’assister (à distance) et long story short, Loëtitia a accepté immédiatement et depuis un an elle est devenue la petite fée de mon business.

Dans un premier temps, nous nous sommes mises d’accord pour qu’elle travaille 5h / semaine pour moi, et depuis le début de l’année, nous nous sommes mises d’accord pour augmenter son nombre d’heures en fonction de mes besoins. Aujourd’hui Loëtitia travaille environ 8-10h par semaine pour mon business tout en continuant à développer son business à elle en parallèle (et être maman de 2 enfants ! ).

Si tu te demandes ce que tu pourrais bien demander de faire à une assistante, crois-moi, au début je ne savais pas trop quoi lui donner non plus, mais petit à petit, j’ai commencé à penser différemment et à prendre l’habitude d’évaluer chacune de mes tâches et à lui donner à faire toutes les choses qui ne nécessitent pas que je les fasse personnellement. Loëtitia est arrivée début février 2022 à mes côtés, mais dès septembre, j’avais commencé à créer des fiches de processus pour anticiper la future délégation de certaines tâches. C’est une habitude que j’ai conservé depuis et qui me permet soit d’automatiser mes propres tâches, soit de déléguer les tâches que je confie à Loëtitia.

3 | Les tâches que Loëtitia gère pour moi

Le recouvrement : Avec l’ouverture de mon membership et le système d’abonnement mensuel (et annuel), je me suis retrouvée avec beaucoup plus de problèmes d’impayés que d’habitude. Entre les cartes bancaires qui expirent, les problèmes de banques en tous genres, la partie recouvrement a pris beaucoup d’ampleur dans mon business ! Aujourd’hui c’est Loëtitia qui s’occupe d’envoyer les mails de recouvrement à mes client·e·s.

Customer care : Dans les différentes communautés de mes programmes et challenges, Loëtitia se charge d’accueillir mes client·e·s, de répondre à quelques questions techniques et de les encourager.

Mise en ligne : Que ce soit les vidéos Youtube, les podcasts, les posts dans mes communautés, mes séquences d’emails de lancement, les articles de blog et les newsletters, la partie “mise en ligne” est une partie de mon travail hyper chronophage, répétitive et mécanique. Et ça tombe bien puisque c’est justement les 3 adjectifs qui qualifient une tâche parfaite à déléguer.

Recherche et veille : Parfois quand j’ai besoin de trouver un nouveau service ou un nouveau logiciel en ligne, je lui demande de faire la recherche et d’effectuer un petit comparatif à me présenter.

4 | Ce que ça change pour moi au quotidien

Une oreille et une épaule : Bien sûr, ma situation est particulière car Loëtitia est avant tout une amie, mais quand on passe de solo dans son business à 2, ça change la vie ! Enfin quelqu’un qui comprend ce que je fais et avec qui je peux échanger sur la stratégie de mon business, les améliorations à apporter, et tout le reste lié ou non d’ailleurs à mon business ! Une vraie bulle d’air !

Et bien sûr, en cas de coup dur, nous sommes là l’une pour l’autre et ça aussi ça fait du bien. Loëtitia est toujours là pour m’encourager et me soutenir, et rien que pour cela je suis heureuse de l’avoir à mes côtés.

Avant cela, il m’est arrivé plusieurs fois de me retrouver seule après un lancement intensif et de n’avoir personne avec qui partager ça car je ne voulais pas embêter mes ami·e·s avec ça ! Être 2, ça change tout simplement la vie !

Un gap en terme de revenus : Et oui ce n’est pas un secret, quand on embauche quelqu’un, c’est également pour avoir la possibilité d’avoir plus de temps pour faire grandir son business. Grâce à Loëtitia, j’ai pu lancer mon membership et générer une nouvelle source de revenus non négligeable.

Du temps retrouvé : Bien évidemment, l’arrivée de Loëtitia m’a permit de récupérer du temps dans mon planning pour… Travailler sur de nouveaux projets 😅. Mais plus sérieusement, j’ai quand même levé le pied surtout depuis le début de l’année en m’octroyant tous mes dimanches (c’est mon nouveau non-négociable !), et dans l’ensemble je fais beaucoup moins d’heures qu’avant (j’enregistre mon temps de travail avec l’outil Toggl).

Et la suite ? Je pense que goûter à la délégation c’est l’adopter ! Et maintenant je réfléchis de plus en plus à la façon dont je pourrais déléguer telle ou telle partie de mon activité en identifiant les pôles les plus chronophages !

Le prochain pôle que je souhaiterais déléguer est le montage de mes vidéos pour mon membership et mon podcast, encore faut-il que je sorte de ma zone de confort et que j’ose demander de l’aide ! (La suite au prochain épisode !).

Vous avez déjà pensé à déléguer ? Peut-être que vous le faîtes déjà ? Si oui, n’hésitez pas à partager vos réflexions, partages d’expérience ou questions à ce sujet, j’ai hâte de vous lire ! 🙂

POUR ALLER PLUS LOIN : Si ce genre de retours d’expérience vous plaît, c’est exactement le genre de contenus que je partage dans la section Behind-The-Scenes de mon membership Ëclairée (en format vidéo). J’y partage également des cours, et des tutoriels pour vous aider à développer votre communication, mettre en place une stratégie de lancement pour vos offres et/ou produits, et plein d’autres conseils liés à l’entreprenariat créatif. Rendez-vous ici pour en savoir plus.

Hello, moi c’est Ëlodie

(et cette boule de poils c’est Lennon).

Tu as de l’or dans les mains et tout un univers à partager avec le monde, et mon rôle est de t’aider à vivre de ta créativité.

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