#125 – Ma nouvelle organisation Time-blocking sur Google Calendar

Les secrets du time‑blocking
Est-ce que vous avez déjà eu l’impression que vos journées vous échappent malgré une to‑do liste bien remplie ? Aujourd’hui, dans Illustration, le podcast, je vous parle de time‑blocking, cette méthode de productivité bien connue des entrepreneur·e·s que j’ai adoptée au début de l’année et que j’adore ! 

Le principe est simple : chaque tâche a son créneau dédié, chaque moment de votre journée a une intention ce qui fait qu’il n’y a plus de place à l’hésitation ou à la procrastination.

Si vous en avez assez de finir vos journées avec un sentiment d’échec et de frustration, cet épisode est pour vous. Vous allez découvrir comment planifier chaque moment de votre journée avec une intention précise pour éliminer la procrastination et travailler plus efficacement.

Et si vous avez l’impression que ce genre d’organisation est trop “militaire” pour vous, dîtes-vous bien, que plus vous mettez de l’intention dans ce que vous faites, moins vous procrastinez, et plus vous avez de temps pour vous !

✨ Écoutez cet épisode pour découvrir :

• Comment définir vos routines et vos non‑négociables
• Comment organiser vos tâches de la semaine dans Google Calendar et libérer votre charge mentale
• Les astuces pour personnaliser votre Google Calendar
• Des conseils pour recalibrer votre système et rester fidèle à vos objectifs

Finissez-en avec la fatigue décisionnelle et ne laissez plus le temps décider pour vous. Adoptez le time‑blocking et transformez vos journées pour travailler moins, mais mieux.

✨Dans cet épisode, j’ai parlé de :

• Illustration, l’atelier 

• Full Focus Planner

• Livre “Free to Focus” de Michael Hayatt

• Livre “Miracle Morning”

• Mon compte secondaire de conseils pour les artistes : @elodie.learn

Les secrets du time‑blocking

Est-ce que vous avez déjà eu l’impression que vos journées vous échappent ? Que vous commencez avec une liste de tâches ambitieuse et qu’à la fin de la journée, tout ce que vous avez fait, c’est répondre à des emails et gérer des imprévus ? Si la réponse est oui, vous êtes au bon endroit. Aujourd’hui, nous allons parler de l’organisation time blocking, une méthode de productivité très connue qui permet de reprendre le contrôle sur son emploi du temps, au lieu de subir les aléas du quotidien.

Le principe de l’organisation time blocking est simple : chaque tâche a son créneau dédié, chaque moment de votre journée a une intention. Cela élimine l’hésitation et la procrastination. Dis comme ça, cela peut paraître rigide, mais plus tôt vous aurez terminé les tâches qui vous pèsent, plus tôt vous pourrez vous consacrer à ce qui vous fait plaisir. N’oubliez pas que si vous avez inscrit certaines choses sur votre to-do list, c’est qu’elles sont censées vous rapprocher de vos objectifs et de vos rêves. Ces tâches sont importantes et méritent d’être traitées comme telles.

L’organisation time blocking change tout, surtout quand on jongle entre plusieurs projets. Elle vous aide à faire plus, en travaillant moins, mais mieux. Dans cet article, je vais vous montrer comment mettre en place cette méthode en six étapes pour organiser votre emploi du temps, gagner en efficacité et vous sentir plus serein·e dans votre quotidien.

Pourquoi l’organisation time blocking fonctionne-t-elle aussi bien ?

L’organisation time blocking fonctionne parce qu’elle vous évite de perdre du temps à décider quoi faire. Nous passons tous des moments à nous demander quelle tâche est la plus appropriée en fonction de notre énergie ou de notre emploi du temps. Cette méthode met fin à ces hésitations en vous permettant de décider à l’avance quand faire quoi.

Contrairement à une simple to-do list, l’organisation time blocking est malléable. Vous pouvez adapter votre emploi du temps selon vos besoins et vos envies. Personnellement, cette année, j’ai décidé de ralentir le rythme. J’ai intégré une routine matinale avec du journaling et de la lecture, je prends une vraie pause déjeuner de deux heures et je termine mes journées de travail à 18h pile.

Ce qui n’est pas planifié a tendance à disparaître. Combien de fois avez-vous repoussé des choses comme “prendre un rendez-vous médical” ou “faire du rangement” simplement parce que vous ne les aviez pas planifiées ? L’organisation time blocking vous permet de ne plus oublier ces petites tâches qui, mises bout à bout, peuvent peser sur votre charge mentale.

Pour m’organiser, j’utilise Google Calendar. Cet outil me permet d’afficher les vacances scolaires pour éviter de programmer des événements dans des périodes creuses, mais aussi de gérer mes rendez-vous grâce à des applications comme Calendly. J’ai testé d’autres systèmes comme le Full Focus Planner, mais le duo Google Calendar et bloc-notes est ce qui me convient le mieux en ce moment. C’est simple, efficace et cela me permet de rester concentrée sur mes priorités sans me sentir submergée.

Étape 1 : Définir vos routines et vos non-négociables

La première étape de l’organisation time blocking consiste à définir vos routines et vos créneaux non-négociables. Commencez par identifier votre routine matinale. Entre le moment où vous vous levez et celui où vous commencez à travailler, que faites-vous ? Si votre routine consiste simplement à passer du lit à votre bureau avec un café en main, il est temps de la revoir.

Avoir une routine matinale vous permet de commencer votre journée avec calme et intention. Cela évite la sensation de stress dès le réveil. Vous pouvez y inclure du journaling, de la lecture, du sport ou même une balade. Voici un exemple de ma routine actuelle :

• 5h : réveil
• 5h30 : café + lecture + journaling
• 6h00 : rangement rapide
• 6h30 : sport
• 7h00 : douche + balade avec Lennon
• 8h00 : début de journée de travail

Vous pouvez aussi définir une routine de début et de fin de journée de travail. Par exemple, commencez votre journée en vérifiant vos emails et en planifiant vos priorités, et terminez-la en faisant un point sur ce que vous avez accompli et ce qu’il reste à faire.

Dans Google Calendar, créez des événements récurrents pour vos routines et autres tâches régulières. Si vous devez déplacer un créneau, l’outil vous demandera si vous souhaitez modifier uniquement cet événement ou tous les suivants. Cela vous permet d’ajuster votre planning sans tout chambouler.

Enfin, déterminez vos horaires de travail non-négociables. Fixez-vous des limites claires, comme terminer à 18h, pour respecter votre équilibre vie pro-vie perso. Une fois vos routines et vos créneaux récurrents en place, vous aurez une vision claire de votre emploi du temps et du temps disponible pour vos projets.

Étape 2 : Lister vos tâches hebdomadaires

L’organisation time blocking commence par une préparation en amont. Prenez une heure en fin de semaine pour lister toutes les tâches que vous devez accomplir la semaine suivante. Un bloc-notes fait très bien l’affaire. Classez-les par catégories (administratif, créatif, prospection, etc.) pour ne rien oublier.

Soyez précis·e. Remplacez “travailler sur mon portfolio” par “finaliser l’illustration X” ou “envoyer 15 emails de prospection”. Plus votre tâche est concrète, plus il sera facile de la réaliser et de ressentir un sentiment d’accomplissement.

Ensuite, placez ces tâches dans votre Google Calendar. Prévoyez les créneaux nécessitant de la concentration aux moments où vous êtes le plus en forme. Si vous avez trop de tâches, ajustez : réduisez le temps alloué à certaines ou reportez celles qui ne sont pas urgentes. Une fois votre planning établi, jetez votre to-do list. Cela allègera votre charge mentale et vous donnera un premier sentiment d’avancement.

Étape 3 : Personnaliser votre Google Calendar

Un calendrier lisible est un calendrier efficace. La personnalisation de votre Google Calendar vous aidera à visualiser vos priorités d’un simple coup d’œil. Remplacez les couleurs criardes par des teintes douces ou celles de votre charte graphique.

Créez plusieurs calendriers : un pour le pro, un pour le perso, et pourquoi pas un pour la créativité. Utilisez des couleurs différentes pour chacun. Cela vous permettra de voir rapidement la répartition entre vos différentes sphères de vie.

Google Calendar propose aussi différents affichages :

• Semaine (W) : pour une vision détaillée
• Mois (M) : pour anticiper vos projets à long terme
• Jour (D) : pour vous concentrer sur vos tâches quotidiennes

Choisissez celui qui vous convient le mieux. Personnellement, j’alterne entre la vue semaine pour mes tâches courantes et la vue mois pour les projets à venir.

Étape 4 : Planifier les tâches spécifiques de la semaine

Avec l’organisation time blocking, chaque semaine commence par une planification précise. Réservez un créneau dédié à cet exercice (le dimanche matin par exemple). Notez vos rendez-vous, vos deadlines et vos priorités. Commencez par les créneaux fixes (réunions, rendez-vous médicaux), puis ajoutez vos tâches importantes.

Prévoyez des créneaux tampons entre deux activités pour gérer les imprévus. Cela vous évitera de vous sentir débordé·e si une tâche prend plus de temps que prévu. Enfin, accordez-vous des pauses. Même si votre emploi du temps est chargé, votre productivité en bénéficiera.

Étape 5 : Recalibrer régulièrement

L’organisation time blocking n’est pas figée. En fin de semaine, prenez 15 minutes pour faire un bilan. Quelles tâches avez-vous accomplies ? Lesquelles ont été reportées ? Pourquoi ? Si vous constatez que certaines tâches passent systématiquement à la trappe, interrogez-vous : sont-elles vraiment nécessaires ou mal placées dans votre emploi du temps ?

Si vous avez tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour certaines tâches, ajustez les créneaux en conséquence. À l’inverse, si vous vous retrouvez avec du temps libre, utilisez-le pour avancer sur d’autres projets ou pour vous reposer.

Étape 6 : Adapter votre organisation à votre rythme

L’organisation time blocking est avant tout un outil pour vous aider à mieux gérer votre temps, pas à vous enfermer dans un emploi du temps rigide. N’hésitez pas à tester différentes approches jusqu’à trouver celle qui vous convient le mieux.

Certains jours, vous serez plus productif·ve que d’autres, et c’est normal. L’essentiel est de rester flexible. Si vous voyez qu’un créneau ne fonctionne pas, déplacez-le. L’important, c’est de respecter vos objectifs tout en prenant soin de vous.

Adopter l’organisation time blocking, c’est choisir de reprendre la main sur son emploi du temps. Cela demande un peu de préparation au début, mais les bénéfices sont immédiats : moins de stress, plus de clarté et un sentiment d’accomplissement renforcé.

Rappelez-vous que cette méthode n’a pas besoin d’être parfaite pour être efficace. L’essentiel est de commencer, d’ajuster au fil des semaines et de rester à l’écoute de vos besoins. En planifiant vos journées avec intention, vous gagnerez en productivité et retrouverez du temps pour ce qui compte vraiment.

Alors, prêt·e à essayer l’organisation time blocking ? Commencez dès aujourd’hui et constatez la différence. Vous méritez de travailler de manière plus sereine, efficace et alignée avec vos objectifs.