Ma méthode pour optimiser mes journées

30 octobre 2018

Aujourd’hui je vous retrouve pour vous parler productivité et optimisation de son temps de travail. Pour ma part, être efficace et ne pas m’éparpiller dans mes tâches est une préoccupation quotidienne et ce pour deux raisons : D’une part c’est la seule façon de réaliser à coup sûr les projets qui me tiennent à cœur, et d’autre part, terminer ma to-do liste de travail plus rapidement signifie que je vais avoir plus de temps pour mes loisirs et mes proches.

J’ai longtemps cherché la meilleure façon de m’organiser au quotidien pour être efficace, et après avoir essayé plusieurs rythmes de travail, l’an dernier je suis tombé sur le livre “Miracle Morning” qui promettait une méthode révolutionnaire pour une vie plus épanouie. C’est bien simple, ce livre a littéralement changé ma vie (et je pèse mes mots !). Je l’ai lu à un moment où je n’allais pas très bien (je sortais d’une longue période de maladie) et j’avais envie d’aller de l’avant et de mettre un grand coup de pied dans ma vie quotidienne !

Grâce à ce livre et d’autres lectures, j’ai réussi à mettre en place des routines qui m’ont permis d’atteindre des objectifs qui me tenaient à cœur comme l’écriture de mon premier ebook qui m’a rapporté plus de 10000 euros jusqu’à maintenant. Cette petite réussite m’a montré que j’étais sur le droit chemin et m’a permis de prendre davantage confiance en moi en tant que blogueuse (jusque là je doutais énormément de mes facultés d’écriture), et ouvert de nouvelles perspectives.

Je m’intéresse beaucoup au sujet de la productivité, et j’ai compris que l’un des facteurs qui nous empêche d’atteindre nos objectifs est la procrastination. La procrastination est un phénomène naturel qui touche pratiquement tout le monde et qui consiste à prendre plus de temps qu’il n’en faut pour réaliser une tâche ou à la repousser par peur du vide et de l’ennui : “Si je finis cette tâche dans l’heure, comment je vais faire pour occuper le reste de ma journée ?”.

Pour parer à ce phénomène, voici la méthode que j’ai mis en place pour m’organiser au quotidien et optimiser mes journées en fonction de mes objectifs annuels. Si vous avez un projet que vous rêvez de réaliser, ou si vous souhaitez simplement vous dégager plus de temps, je pense que cet article devrait vous être utile.

1 | Se fixer des objectifs et les hiérarchiser

En ce qui me concerne, la rentrée ou encore la période des fêtes de fin d’année sont des périodes propices pour prendre du recul et définir de nouveaux objectifs. En effet, le simple fait de m’éloigner de mon bureau et d’être moins occupée me permet plus facilement de déterminer ce que j’ai vraiment envie de faire et de hiérarchiser mes objectifs de façon plus claire.

Cette période de l’année me permet d’ouvrir une nouvelle page et me donne l’impression d’avoir une nouvelle chance de faire les choses bien et de réaliser mes projets les plus ambitieux ! Je commence en général par prendre un bloc-notes ou un carnet si je sens que la liste va être longue, puis j’y note tous les objectifs, les rêves et les projets concrets que je souhaiterais réaliser dans l’année.

À ce stade, mon but est vraiment de me vider la tête et d’avoir sous les yeux l’ensemble de mes souhaits. Si vous suivez mon exemple, voyez les choses en grand et coucher sur le papier les rêves enfouis au plus profond de vous même, car après tout cette année sera peut-être la bonne n’est-ce pas ? Alors n’hésitez pas écrire tout ce qui vous passe par la tête sans vous préoccuper de la longueur de votre liste car vous pourrez toujours faire le tri par la suite.

Voici un aperçu de ma liste de souhaits pour 2018 et 2019 :
– Faire une série de peinture grand formats en vue d’une exposition
– Refaire mon site en ligne
– Refaire mon shop en ligne (combiner les deux ?)
– Dessiner un calendrier
– Définir une nouvelle stratégie sur Instagram
– Créer ma première formation en ligne
– Créer un podcast
– Bloguer plus (au moins un article par semaine : perso, mode, tutos, etc.)
etc.

Généralement, après avoir brainstormé sur mes différents objectifs, je commence par les trier en fonction de mes différentes activités que sont :

1. L’ILLUSTRATION (mon activité principale)
Projet #1 : Refaire mon site en ligne
Projet #2 : Faire une série de peinture grand formats en vue d’une exposition

2. ËLODIE PAPER GOODS (ma boutique en ligne)
Projet #1 : Refaire mon shop en ligne (combiner les deux ?)
Projet #2 : Dessiner un calendrier
Projet #3 : Définir une nouvelle stratégie sur Instagram

3. MON BLOG (cela inclut les revenus passifs qui peuvent en découler)
Projet #1 : Créer ma première formation en ligne
Projet #2 : Créer un podcast
Projet #3 : Bloguer plus (au moins un article par semaine : perso, mode, tutos, etc.)

Ensuite pour hiérarchiser tous ces projets, j’attribue un trimestre pour chacune de ces activités : Le 1er trimestre sera dédié à l’illustration, le 2ème sera dédié à ma boutique, le 3ème au blog, etc. Puis je reprends ce schéma et je subdivise chaque projet en différentes actions :

L’ILLUSTRATION
Projet #1 : Refaire mon site en ligne
> action #1 : Faire des recherches de design / ergonomie
> action #2 : trouver un template adéquat et l’installer
> action #3 : commencer à communiquer dessus
> action #4 : coder et personnaliser mon site
> action #5 : mettre en ligne
> action #6 : REVEAL
Et ainsi de suite pour tous les projets…

Une fois ce tri effectué, c’est maintenant beaucoup plus facile de répartir mes tâches par mois et par semaine. Alors en début de chaque trimestre, il me suffit de reprendre mes tableaux et de répartir les différentes actions sur 3 mois.

Note : Évidemment, je ne décide pas du moment où vont tomber les commandes d’illustration et quant au blog j’essaie d’écrire de façon régulière, mais disons que durant les trimestres attribués à ces activités, elles deviennent ma plus grande priorité.

2 | Planifier

Planifier, planifier, planifier… J’aurais tellement aimé que l’on m’apprenne l’art de la planification lorsque j’étais étudiante ! À l’époque, impossible pour moi de ne pas rendre un travail en retard, ou d’avoir des horaires de travail et de temps libre équilibrés.

Avec le recul j’ai réalisé que cela était dû au fait que j’avais du mal avec la notion du temps. J’ai une mémoire visuelle et j’ai du mal à me représenter mentalement ce que représente par exemple une semaine de travail. En effet, j’ai souvent l’impression “fausse” d’avoir largement assez de temps pour réaliser un projet. Et du coup je me retrouvais souvent à devoir faire des nuits blanches pour terminer mes projets en temps et en heure.

Pour parer à ce problème, j’utilise maintenant un semainier et des calendriers que je garde à portée de vue et sur lesquels j’inscris mes dates butoirs de projet afin de bien me représenter le temps qui m’est imparti.

Aujourd’hui, me mettre à mon bureau entourée de jolis articles de papeterie et prendre le temps de planifier ma semaine est l’un de mes petits rituels favoris car je sais que c’est la meilleure façon de m’offrir toutes les chances pour faire ce que j’aime et d’atteindre mes objectifs. En général, je planifie ma semaine le dimanche soir et je commence par reporter mes rendez-vous sur mon semainier, puis je répartis les différentes tâches en fonction de leur importance.

Je fais en sorte d’effectuer la plus grosse masse de travail en début de semaine car c’est le moment où j’ai le plus d’énergie et cela me permet de m’en débarasser plus rapidement.

Note : Il peut être compliqué d’estimer le temps que peut prendre une tâche. Si vous devez répéter la même tâche plusieurs fois, essayer d’utiliser l’extension Toggl pour chronométrer votre temps, cela vous aidera à mieux estimer votre charge de travail par la suite.

3 | Instaurer des routines pour être plus efficace

Instaurer des routines et s’y tenir est la clé pour augmenter sa productivité, et personnellement, j’avoue que même si j’ai parfois du mal à rester fidèle à mes routines (par exemple en période de rush comme ce fût le cas ces derniers mois), je m’y remets automatiquement dès que j’en ai la possibilité car je sais que lorsque je m’y tiens, je suis capable d’abattre des montagnes de boulot ce qui contribue à me sentir plus épanouie, plus forte et confiante.

Ma routine matinale

Depuis cet été, j’avais un peu lâché ma routine matinale, faute de temps, mais je l’ai repris cette semaine et j’en suis ravie ! Je reprends enfin les articles sur le blog et ça m’avait terriblement manqué ces derniers mois !

Ma routine matinale est tout droit inspirée du livre “Miracle Morning” dont je vous parlais plus haut, et consiste en gros à se lever un peu plus tôt que d’ordinaire pour s’octroyer un “supplément vie” loin des sollicitations quotidiennes et des réseaux sociaux afin de se concentrer sur son bien-être.

Pour écrire son livre, l’auteur a interrogé toutes sortes de personnalités influentes et qui ont connu le succès (Anna Wintour, Oprah Winfrey, etc.) et en a conclu que toutes avaient un point commun : une routine matinale qu’il a baptisé S.A.V.E.R.S. :

SILENCE – AFFIRMATION – VISUALISATION – EXERCICE – READING – SCRIBING

en français on peut traduire cela par :
SILENCE – AFFIRMATION – VISUALISATION – EXERCICE – LECTURE – ECRITURE

Note : Je sais que pour la plupart d’entre nous, se lever plus tôt est totalement exclu, et justement le livre raconte qu’il est possible de déplacer cette routine au moment de la journée qui vous sera le plus opportun. Si vous vous sentez plus en forme le soir et que vous avez la possibilité de pouvoir vous isoler 1h ou 2 à ce moment là, vous pouvez tout à fait instaurer cette routine à ce moment là.

Voici à quoi ressemble ma routine matinale du lundi au vendredi :

5h30 – 6h00 : Lever
Je me lève à 5h30 uniquement le lundi lorsque je vais courir à la fraîche. Les autres jours je me lève à 6h00.

6h00 – 6h15 : Un petit rafraîchissement
Pas de temps pour m’éparpiller, je saute du lit pour éteindre mon réveil, puis je prends un peu de temps pour me réveiller en buvant un grand verre d’eau et en me lavant les dents histoire de me rafraîchir un peu.

6h15 – 7h15 : Miracle Morning (S.A.V.E.R.S.)
SILENCE – 15 min de méditation pour nettoyer mon esprit des soucis de la veille et exercer mon attention (j’utilise l’application pour smartphone Petit Bambou)
LECTURE – 10 min de lecture d’un livre de développement personnel pour me rebooster et acquérir de nouvelles connaissances (en ce moment je suis en train de terminer “Opération Bonheur”)
ÉCRITURE – 5 min d’écrire dans un journal (l’humeur du jour, ce qu’on n’a bien fait ou pas bien fait la veille, mais aussi un souvenir heureux de la veille pour se donner du baume au cœur)
EXERCICE – 15 min d’exercices de fitness les jours où je ne cours pas. J’alterne entre exercices pour tout le corps et abdominaux (j’utilise l’application pour smartphone VT Bodyweight)
VISUALISATION et AFFIRMATION – Ces deux pratiques me parlent un peu moins, mais j’ai cependant créé un tableau VISUALISATION dans Pinterest que j’ai rempli d’images motivantes que je regarde de temps en temps.

7h15 – 7h45 : Préparation pour la journée
Douche + maquillage : comme je travaille de chez moi, pendant longtemps je ne voyais pas l’intérêt de me maquiller mais j’ai réalisé que cela avait un impact sur le regard que je me portais à moi-même et sur ma confiance en moi. De plus, comme je n’étais pas maquillée, je n’avais aucune motivation pour sortir de chez moi. Bref c’était un cercle vicieux.

7h45 : Planning de la journée
Je décide de 2-3 objectifs pour la journée, et je planifie les différentes tâches en fonction de leur importance et de leur caractère urgent.

Exemple: Si une tâche est urgente (avec une deadline approchante) et importante (commande pro), je la mets tout en haut de ma liste. Puis je place ensuite les tâches qui sont importantes mais moins urgentes, etc.

8h00 – 12h00 : 1er bloc de travail
Je consacre ce bloc de travail à mon objectif principal de la journée. Durant ce premier bloc de travail, je coupe toutes les distractions possibles y compris ma boîte mail et je mets mon téléphone en mode avion. De cette façon je suis certaine d’avoir fini ou en tout cas bien avancé sur mon objectif journalier.

12h00 – 13h00 : Pause déjeuner

J’en profite pour regarder les infos ou écouter des podcasts pendant que je préparer mon repas et j’évite de manger trop lourd ou trop gras pour éviter de piquer du nez dans l’après-midi.

13h00 – 17h00 : 2ème bloc de travail
Cette fois je m’autorise des coupures éventuelles (discussions, emails, etc.) mais j’essaie de réduire mon temps passé sur mon smartphone au maximum.

Note : Parfois lorsque je commence un dessin plein de détails ou un article super long et que j’ai besoin d’un peu de motivation, j’utilise l’extension Pomodoro pour m’obliger à avancer sur ma tâche au moins 25 min sans m’arrêter.

17h00 : Ma journée de travail est terminée !
Je sors prendre l’air, me promener, faire les magasins, voir une copine etc. Et le reste de la journée et consacré à tout sauf le travail ! 🙂

Parfois je prends ma pause vers 15h00 et je termine plus tard afin de profiter de la lumière du jour surtout lorsque les jours commencent à raccourcir comme c’est le cas en ce moment. Pour l’instant je n’ai pas encore trouvé le courage, mais j’aimerais réussir également à instaurer une nouvelle habitude qui consisterait à aller travailler dans un café au moins une fois par semaine histoire de rompre avec la solitude et profiter du bruit ambiant très favorable à la concentration !

4 | Ma routine du soir

Ma routine du soir consiste principalement à préparer la journée du lendemain :

Je range tout ce qui traîne et je remets de l’ordre sur mon bureau histoire de pas être distraite durant ma journée de travail du lendemain
Je prépare la machine à café et un grand verre d’eau
J’essaie de réduire les écrans à partir de 22h00, je prends un bon bouquin et je m’endors généralement vers 23h30.

Le plus difficile pour moi et de parvenir à réaliser tous mes objectifs du trimestre en temps et en heure. Mais malgré tout, à la fin de chaque trimestre, je suis plutôt fière d’avoir réussi à abattre autant de travail, et je me dis que si je n’ai pas entièrement rempli mes objectifs c’est que j’avais peut-être mis la barre un peu trop haute.

Voilà vous savez tout sur ma méthode d’organisation professionnelle, je pense qu’elle sera amenée à évoluer, mais pour l’instant c’est ce qui fonctionne le mieux pour moi. Et vous comment vous vous organisez ? Est-ce que vous avez des conseils à partager ? Si oui laissez-les en commentaires histoire de les partager au plus grand nombre ! 🙂

Hello, moi c’est Ëlodie

(et cette boule de poils c’est Lennon).

Tu as de l’or dans les mains et tout un univers à partager avec le monde, et mon rôle est de t’aider à vivre de ta créativité.

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