Gestion de projet : 5 étapes-clés pour gérer un long projet d’illustration à la perfection

L’année 2018 aura été pour moi l’année des projets à rallonge, entre Desenio cet été (12 illustrations) puis un projet de packaging alimentaire (15 illustrations) que je viens de juste de terminer. Si vous me suivez sur instagram, je vous en ai beaucoup parlé et je vous ai même montré des petits bouts de dessin ;).

Les longs projets de ce genre peuvent parfois être difficiles à gérer car le nombre d’illustrations ne permet pas d’avoir une vision d’ensemble du projet dans sa globalité. Dans cet article, je partage avec vous mes 5 astuces de gestion de projet pour vous permettre de rester sur les rails lorsqu’une commande d’illustrations s’éternise.

1 | Instaurez un climat de confiance

Même si naturellement il est impossible d’anticiper toutes les interrogations de votre client, vous pouvez cependant aller au devant de certaines d’entre elles. Vous pouvez réunir par exemple dans un document pdf, que vous transmettrez à votre client dès vos premiers échanges, les informations les plus importantes concernant votre méthode de travail : vos horaires de travail et de joignabilité, votre processus, le nombre de modifications incluses dans vos tarifs, etc.

En répondant à la majorité des préoccupations de votre client en amont, vous contribuerez à instaurer un climat de confiance propice au bon déroulement de votre projet.

2 | Adopter un échéancier réaliste et impliquez votre client

De votre côté, assurez vous également de demander le maximum de détails à votre client sur le travail à effectuer : nombre d’illustrations, date butoir, brief détaillé des illustrations attendues, niveau de complexité, etc. Grâce à ses informations, vous pourrez ensuite décortiquer votre projet étape par étape et commencer à établir un échéancier précis.

Lorsque vous détaillerai par écrit les différentes phase de votre projet, prenez le temps d’être le plus exhaustif possible et n’oubliez pas d’inclure les petites tâches qu’on a souvent tendance à oublier : préparation des jpgs à envoyer lors des différentes phases de validation, écriture de mail, etc. Ces micro-tâches sont autant d’éléments qui peuvent venir perturber votre organisation si ne pensez pas à les planifier.

Si vous avez du mal à quantifier le temps que peuvent vous prendre certaines tâches, vous pouvez utiliser l’extension Toggl pour Chrome qui vous permettra de vous chronométrer facilement, et de garder un œil sur vos statistiques de productivité.

Voici un exemple de planification pour une illustration (libre à vous de rentrer les durées pour chaque tâche) :

ILLUSTRATION 1 :
Recherches – Sketch : 4h
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Première demande de modification : 30 min
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Deuxième demande de modification : 30 min
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Illustration finale : 8h
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Première demande de mofication : 30 min
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Deuxième demande de modification : 30 min
Préparation de fichiers et écriture de mail : 15 min
Préparation des fichiers haute définition : 30 min
Temps total : 16h

Ensuite pour mesurer le temps de travail dont vous avez besoin pour une commande de 15 illustrations, il vous suffit de mutliplier ce nombre par le nombre d’illustrations :

16h x 15 = 240h

Maintenant que vous avez votre nombre d’heures total, il vous suffit de le diviser par le nombre d’heures par jour que vous souhaitez allouer à ce projet. N’oubliez pas que vous n’allez pas pouvoir passer toutes vos journées à travailler sur ce projet uniquement. Premièrement parce sur une longue période ça peut vite devenir indigeste et que deuxièmement, vous aurez besoin de temps dans vos journées pour gérer la paperasse administrative, le marketing, etc.

Par exemple, si vous décidez de passer 6 heures par jour à travailler sur ce projet :

240h / 6 = 40 jours

Voilà, maintenant que vous connaissez le nombre de jours nécessaires pour terminer votre projet, vous allez pouvoir commencer à créer votre échéancier. Pour avoir une vision globale de votre projet, vous pouvez créer un tableau de Gantt avec une ligne pour chaque illustration et une colonne pour chaque étape : colonne 1 pour le sketch, colonne 2 pour la 1ère modif, colonne 3 pour la 2ème, etc. ou télécharger directement mon tableau.

Une fois ce tableau réalisé, vous allez pouvoir noter les dates de rendu estimées et les dates de retours client attendus pour chacun de vos sketches et illustrations. Partager ensuite ces informations avec votre client afin de l’inclure à 100 % dans votre processus.

N’oubliez pas que votre client a sa part de responsabilité dans le bon déroulement d’un projet. Utilisez les dates de retour-client attendus comme repère pour vous rappeler de relancer votre client si celui-ci se fait attendre sur une validation qui vous empêche d’avancer.

Note : Pour ma part, j’essaie toujours de finir une illustration au minimum la veille du jour de rendu exigé afin d’avoir un peu de marge pour revérifier que tout est ok avant d’envoyer mes fichiers à mon client et travailler plus sereinement.

3 |  Faites le point avec votre client régulièrement

Au début d’un projet, naturellement tout le monde est concentré et assidu. Mais au fil des semaines, d’autres projets et priorités peuvent émerger, et il se peut que votre client perde le fil et prenne du retard dans ses validations car entre les différentes illustrations et phases de validation, il n’arrive plus à  avoir une vision globale du projet.

C’est votre rôle de garder un œil sur le déroulement du projet et de faire en sorte que les dates soient respectées. Pour aider votre client et son équipe à se maintenir à flot, pensez à envoyer  un petit récapitulatif de la situation chaque fois que vous sentez que c’est nécessaire.

Exemple : Votre client vous demande quand est-ce que vous pensez finir une illustration alors que de votre côté vous attendez le retour sur le sketch, c’est le signe que votre client est un peu perdu et qu’il a besoin d’éclaircissements.

Tâchez de toujours maîtriser la situation et montrez à votre client que vous savez parfaitement où vous en êtes et que vous êtes dans les temps pour respecter la date butoir. Votre client sera reconnaissant de pouvoir ainsi compter sur vous et votre assiduité vous permettra de gagner son respect.

4 | Privilégiez Dropbox ou Google Drive pour vos transferts

Combien de fois vous est-il arrivé de devoir renvoyer vos illustrations finales à votre client car celui-ci n’avait pas téléchargé le lien wetransfer en temps et en heure ? N’oubliez pas que votre client est très occupé et qu’un mail peut parfois passé à la trappe.

Pour éviter ce genre de désagrément, privilégiez un espace de stockage comme Dropbox ou Google Drive avec un lien permanent vers un dossier au nom de votre client ou projet que vous pourrez effacer quelques semaines après la fin d’un contrat après en avoir informé votre client. De cette façon, le client et ses collaborateurs pourront facilement télécharger vos fichiers au moment opportun.

5 | Silence radio ? Attention aux mauvaises interprétations

Au cours du projet, si vous n’avez plus de nouvelle de votre client ou si vous attendez son retour sur certains sketches depuis plusieurs jours déjà, ne tirez pas de conclusion trop rapidement !

Cela ne signifie pas forcément que le projet est mort ni qu’il est en stand-by mais que votre client a peut-être d’autres choses à gérer pour le moment. Relancez-le poliment, et si vous avez encore de la matière pour avancer sur votre projet, continuez sur votre lancée.

De cette façon vous éviterez de vous retrouver dans une situation embarrassante lorsque votre client reviendra vers vous. Il y a quelques temps, cela m’est arrivé, et je me suis fait avoir bêtement car comme j’attendais un retour sur un sketch qui ne venait pas, je me suis mise à travailler sur autre chose. Sauf que lorsque le client est revenu vers moi, il voulait ses illustrations pour le jour-même ! La date butoir était passée depuis longtemps et le projet avait un peu trainé et je ne m’attendais pas à ce retournement de situation !

Alors un conseil, tant que vous n’avez pas de confirmation que le projet est en stand-by, continuez à relancer votre client jusqu’à l’obtention d’une réponse.

Et voilà ! Vous avez maintenant 5 astuces de gestion de projet pour assurer en cas de projet qui s’éternise ! 🙂

Rien de révolutionnaire, mais pour ma part ces petits changements ont été très efficaces pour moi et j’espère qu’ils pourront vous être utiles également ! Si vous avez apprécié cet article, mes autres articles sur l’illustration pourront sans doute vous être également utiles (page 1, 2 et 3) et assurez-vous de vous inscrire à ma newsletter pour recevoir des conseils en exclusivité et être tenu-e au courant des prochaines publications sur le blog !