Mon processus exact pour chaque commande

En tant que free-lance, la partie créative ne représente que la partie émergée de l’iceberg. Au delà de leurs créations, les travailleurs indépendants prennent le temps de communiquer avec leurs clients, éditer des devis, des factures, etc.

D’ailleurs, d’après une étude la partie création pure ne représenterait que 20 à 30% de notre temps de travail, le reste étant reservé à la gestion et à la promotion de notre entreprise. C’est fou d’avoir choisi une voie créative par passion et de se retrouver à gérer des papiers, et à envoyer des emails 80% de notre temps de travail n’est-ce pas ?

C’est justement pour réduire cette charge de travail administrative que la mise en place d’un processus de travail rigoureux est primordial. De plus, à mesure que vous reproduirez ce même processus vous deviendrez de plus en plus efficace et productif.ve et vos clients vous en remercieront.

Inutile de préciser qu’un client satisfait en vaut 10. En effet, si celui-ci est ravi du travail fourni, il deviendra peut-être un client récurrent ce qui représente pour vous un atout considérable.

Si comme moi votre objectif est que votre client devienne votre plus grand fan et votre meilleur porte-parole, vous avez tout à gagner à optimiser votre processus de travail aujourd’hui. Au fil des années, j’ai mis en place mon propre système de communication qui me permet aujourd’hui d’économiser des heures de travail à chaque nouvelle commande.

La méthode que j’ai mis en place permet également d’anticiper les attentes et les questions de mes clients ce qui a pour effet de les rassurer. Dans cet article, je vous explique étape par étape la façon dont j’ai optimisé mon processus de travail afin d’être plus efficace dans mon travail et faire bonne impression dès la première prise de contact.

1/ Déterminer les différentes phases de son processus de travail

Pour gagner du temps dans sa façon de travailler, l’idée est de répéter les mêmes actions encore et encore afin que cela devienne un automatisme. Cette répétition deviendra alors une routine très efficace qui vous permettra de rester concentré.e et organisé.e au cours de chaque projet.

Dans un premier temps, j’ai commencé par disséquer les différentes phases récurrentes de mes commandes client. En général, pour chaque projet, le même scénario se reproduit :

• Phase 01. Bienvenue : le client me contacte et me parle de son projet
• Phase 02. Première évaluation : après quelques échanges je lui envoies une première estimation
• Phase 03. Discussion : échanges et négociation avec le client pour trouver un terrain d’entente
• Phase 04. Signature de contrat : l’envoi et la signature du devis/contrat
• Phase 05. Production : la partie créative ! Enfin ! (le moment tant attendu !)
• Phase 06. La phase finale : l’envoi des fichiers finaux et de la facture

Selon votre façon de travailler, il se peut que votre processus diffère légèrement du mien mais en analysant ainsi les différentes étapes et le fait de les mettre à l’écrit vous permettra d’avoir une vision plus globale du projet et vous serez plus en mesure de savoir ce que vous avez à faire et quand. Par ailleurs si vous êtes quelqu’un qui a besoin de “voir” et de mettre les choses à l’écrit pour mieux les appréhender (c’est mon cas !), cette étape devrait vous aider à y voir plus clair.

2/ Déterminer tout ce qu’il est possible de faire en amont

Afin de commencer à automatiser mon processus, j’ai commencé par répertorier les emails et les documents récurrents que j’envoie à mes clients selon les différentes phases. Pour cela j’ai utilisé Evernote, mon outil de notes préférée qui est parfait pour stocker des templates de mails ainsi que différents documents.

Phase 01. Bienvenue

• Préparer un script de mail pour répondre à une nouvelle demande
• Préparer un Guide de Bienvenue contenant les questions les plus fréquemment posées, une idée de mes tarifs, mes horaires de travail, mon processus, mes différents services, etc.

En ce moment et jusqu’à vendredi 25 janvier à 8h00 pour l’achat de mon ebook “Illustration Mode d’Emploi : Le Guide pour percer et vivre de sa passion”, tu recevras en plus le Guide de Bienvenue à personnaliser ci-dessous d’une valeur de 47 € (celui que j’utilise pour chaque commande) + une fiche de travail pour te préparer avant de te lancer dans l’illustration (d’une valeur de 5 €).

• Préparer un questionnaire pour pouvoir établir un devis (format, utilisation, support, diffusion, etc.). Plus d’infos sur les devis ici et ici.

Phase 02. Première évaluation

• Préparer un script de mail pour annoncer une première évaluation rapidement avant de passer à la rédaction du devis final

Phase 03. Discussion

• Préparer un script de mail pour proposer une 2ème évaluation en cas de négociation
• Préparer un script de mail de relance à envoyer à mon client s’il ne me donne plus de nouvelle au-delà d’une semaine

Phase 04. Signature de contrat

• Préparer un template de devis aux couleurs de ma marque prêt à être adapté
• Préparer un script de mail

Phase 05. Production

• Préparer un template aux couleurs de ma marque pour présenter mes illustrations de façon élégante

• Préparer un script de mail

Phase 06. La phase finale

• Préparer un template de facture à personnaliser
• Préparer un script de mail

3/ Préparer tout ce qu’il est possible de faire en amont

C’est le moment de se mettre au travail ! Passez en revue les différents documents et emails à écrire dans la partie 2 et commencez à constituer votre kit de travail prêt à l’emploi 🙂. Je vous conseille pour cela de vous créer un dossier “EMAIL TEMPLATES” dans Evernote et d’y placer tous les scripts d’emails ainsi que les liens vers vos différents documents. Vous pouvez même aller plus loin en créant des sous-tableaux pour chaque phase.

(Information importante : Dans quelques jours, le prix de mon ebook passera de 29 € à 37 €. C’est une décision difficile que j’ai mûrement réfléchi en ayant toujours à cœur de vous offrir le prix le plus juste pour vous comme pour moi. Je sais grâce aux retours que j’ai eu que les méthodes qu’il contient fonctionnent réellement. Aujourd’hui, les conseils et la méthode que je délivre dans l’ebook ont déjà permit à des centaines d’illustrateurs d’y voir plus clair et de développer leur activité sereinement.)

Vous êtes peut-être sceptique quant à la création de ces différents documents et emails et voyez peut-être cela comme une perte de temps, mais pensez au temps économisé grâce à un simple copié-collé en comparaison avec l’écriture d’un mail à partir de rien. On connait tous des jours de grosse fatigue ou de timing ultra serré où les mots ne nous viennent pas n’est-ce pas? Avec un script de mail sous la main pour chaque étape, cela problème n’existe plus.

J’espère que cet article vous a plu, et surtout, n’oubliez pas qu’un processus est fait pour évoluer et être amélioré. Il y a toujours des manières d’optimiser sa façon de travailler et c’est généralement à force d’habitude que l’on arrive à déterminer ce qui nous convient le mieux. Un processus bien rodé est comme une bonne vieille habitude : plus on l’applique, plus il nous rend efficace et productif.ve.

Et vous comment faites-vous pour gagner du temps dans votre flux de travail ? Est-ce que vous utilisez des outils ou des applications pour vous faciliter la vie ?

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